Vastgoed
Binnenkomende meldingen worden herkend, gerouteerd en voorbereid — het team begint bij een dossier, niet bij een losse mail.
Klant
Vastgoedbeheerder, 8 fte
Sector
Vastgoed
Doorlooptijd
5 weken
Resultaat
Reactietijd van dagen naar uren
Honderden meldingen per week kwamen binnen op één gedeelde mailbox: lekkages, huurvragen, facturen, klachten. Alles werd handmatig gelezen, gelabeld en doorgestuurd. Urgente zaken bleven soms dagen liggen tussen routinevragen.
Twee weken meegekeken met de mailbox: welke soorten meldingen, welke routes, welke uitzonderingen.
Twaalf informele categorieën werden vijf duidelijke werkstromen met één eigenaar per stroom.
AI herkent het type melding, haalt het pand en de historie erbij en zet een voorbereid dossier klaar bij de juiste collega.
De werkstroom
stap 1
melding in gedeelde mailbox
stap 2 — Ailard
herkend, gerouteerd, dossier klaargezet
stap 3
behandelaar pakt voorbereid dossier op
stap 4
urgent binnen uren opgepakt
80%
van de meldingen automatisch gerouteerd
4×
sneller eerste reactie op urgente zaken
0
meldingen die tussen wal en schip vallen
Volgende case